Уникальные учебные работы для студентов


На тему порядок хранения дел реферат

В этом случае в кратком заголовке следует писать: Номенклатура состоит из разделов. Наименование раздела зависит от того, какой принцип взят за основу построения номенклатуры дел.

Если в организации есть структурные подразделения, номенклатура строится по структурному принципу. В этом случае названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений.

В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации штатному расписанию. Если структурных подразделений нет, номенклатура дел строится по функциональному или производственному принципу, когда разделами будут на тему порядок хранения дел реферат основные направления деятельности организации, обозначенные в ее Уставе. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации.

Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

Подготовка документов к передаче в архив. Организация архивного хранения

Наименования дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности — по степени важности группируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, создающихся в деятельности организации. Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы. Каждый раздел включает пять граф: Индекс дела пишется в 1-ой графе номенклатуры дел. Заголовок содержит указание на род заводимого дела дело, документы, переписка или название вида документа приказы, акты и др.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, на тему порядок хранения дел реферат названия форм, их номер или условное обозначение шифр: Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома частиуточняющие содержание заголовка дела на тему порядок хранения дел реферат.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, а также их взаимосвязью. Заголовки дел следует располагать в следующей последовательности: Заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Сначала идут заголовки дел, содержащие распорядительные документы вышестоящих органов, а затем распорядительные документы руководства организации. Заголовки дел плановой документации. Заголовки дел отчетной документации.

Порядок уничтожения и списания документов, снятых с текущего хранения

Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий. В одно дело нельзя поместить более 250 лисов, а толщина дела не должна превышать 4 см. Если число листов больше, дело делят на тома или части. Так как количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графа заполняется по окончании текущего года.

Сроки хранения документов зависят от их научной и практической ценности. Сроки хранения — важное основание для группировки на тему порядок хранения дел реферат в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно. Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения.

Помимо этого сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документа.

  1. Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы.
  2. Дела с документами постоянного хранения подшиваются начиная с листа, идущего вслед за обложкой.
  3. Текст может содержать только заключительную часть например приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов. Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами.

Перечни документов, используемые для проставления сроков хранения, бывают: Типовыми Ведомственными Типовые перечни составляются для определения сроков хранения документации, характерной для подавляющего большинства организаций Российской Федерации.

Они бывают следующих видов: Перечень является обязательным для применения, так как носит нормативный и универсальный характер, поскольку может использоваться организациями, различными по статусу, организационно-правовой форме и форме собственности. Уменьшать на тему порядок хранения дел реферат хранения, установленный данным Перечнем, в номенклатуре дел запрещается.

Повышать срок хранения разрешается, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации.

  • Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, создающихся в деятельности организации;
  • Тексты документов пишут на русском языке при направлении их — в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; — на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;
  • Смета расходов на 3 л;
  • По окончании процедуры уничтожения акт подписывается всеми членами комиссии, после чего председатель комиссии представляет акт на утверждение руководителю предприятия.

Сроки хранения документов — постоянные или временные один, три, пять, десять, 15 лет и т. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, то есть больший.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Она означает, что документы на тему порядок хранения дел реферат дела имеют только практическое значение.

Приложение

Сроки их хранения определяются самой организацией, на тему порядок хранения дел реферат этот срок не может быть менее года. В течение года номенклатура может быть дополнена новыми делами, если увеличился круг управленческих задач, решаемых организацией. Для этого в конце каждого раздела номенклатуры необходимо включать несколько резервных номеров. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел Приложение 2.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно.

Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления. Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается на тему порядок хранения дел реферат архивом предприятия, организации.

Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения Приложении 3 должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

  • Сообщение о расторжении должно быть отослано не позднее 3 дней до предполагаемой даты расторжения;
  • В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел Приложение 2;
  • Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие, Для государств СНГ, в частности для России, контракт—явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений;
  • Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от 21;
  • Заголовки дел плановой документации.

Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Документ должен быть подшит в на тему порядок хранения дел реферат в течении 10 дней после сдачи его исполнителем. Контроль сроков и правильности оформления дел обеспечивает служба ДОУ организации.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка папка-скоросшиватель или папка-регистратор. Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный вопросно-логический принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях". Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов: Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются.

Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, на тему порядок хранения дел реферат дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам; документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами.

Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года. на тему порядок хранения дел реферат

  1. После утверждения акта об уничтожении производится полномерное списание уничтоженных документов с журналов учета с указанием номера и даты утверждения акта. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов чертежи, фотографии, рисунки и так далее.
  2. Другие условия контракта, связанные со спецификой труда 14. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются.
  3. Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов. Перечень является обязательным для применения, так как носит нормативный и универсальный характер, поскольку может использоваться организациями, различными по статусу, организационно-правовой форме и форме собственности.
  4. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Правильная группировка документов в дела их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению использованию. В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает: Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела Приложение 5.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов чертежи, фотографии, рисунки и так далее.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается. Заверительная на тему порядок хранения дел реферат пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии на тему порядок хранения дел реферат заверительной надписью.

  • Уничтожению подлежит не только оригинал, но и все копии, сделанные когда-либо с данного документа и состоящие на хранении;
  • Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома части , уточняющие содержание заголовка дела [9].

Частой ошибкой бывает, когда количество листов в деле указывается по номеру на последнем листе.

VK
OK
MR
GP